L'organizzazione di un evento è un'insieme di diverse attività coordinate tra di loro, dalla comunicazione all'organizzazione alla ricerca degli sponsor all'allestimento degli stand e la preparazione di materiale promozionale e pubblicitario. Un evento si può considerare riuscito nel momento in cui raggiunge un gran numero di persone, riuscendo attraverso il coinvolgimento delle persone a lasciare un'impronta di se. I valori che porta un evento possono essere molteplici, e comprendono certamente la comunicazione che gli sponsor dell'evento desiderano attuare. Un'azienda, una singola attività commerciale o un circolo culturale, che desiderano comunicare con il pubblico in maniera diretta e significativa, possono decidere di realizzare un evento personalizzato, scegliendo tra diverse forme: incontri, convegni, convention, incontri, feste promozionali, lancio di nuovi prodotti, workshop.

La preparazione di un evento o di una manifestazione comporta essenzialmente lo sviluppo di tre punti:

• ideazione e preparazione;
• svolgimento dell'evento;
• dopo l'evento.

Solitamente l'evento può essere inserito in un piano di comunicazione aziendale, che facilita la promozione e la comunicazione consentendo di rivolgersi al pubblico presente in maniera completa. Infatti durante una manifestazione e gli eventi che ne caratterizzano il costo, sono molte le entità che vengono coinvolte, tra cui:

• pubblico presente in generale;
• consumatori;
• clienti potenziali ed effettivi;
• autorità locali;
• comunità locali;
• organi di informazione;
• target mirati.